中國(guó)航天科技集團(tuán)公司一院物流中心承擔(dān)著該院主要科研生產(chǎn)單位的物資供應(yīng)工作，保質(zhì)保量、準(zhǔn)確及時(shí)、低成本地供應(yīng)物資，成為該中心追求的目標(biāo)。中心領(lǐng)導(dǎo)清醒地認(rèn)識(shí)到，實(shí)現(xiàn)企業(yè)既定目標(biāo)就必須從源頭抓起，而簽訂經(jīng)濟(jì)合同就是確保高質(zhì)量低成本物資供應(yīng)的源頭要素之一。
從2004年成立至今，該中心一把手親自督導(dǎo)，對(duì)《合同管理辦法》進(jìn)行了4次修訂，使合同簽訂部門、合同參評(píng)部門職責(zé)明確，合同評(píng)審流程明晰，合同監(jiān)管機(jī)制逐步完善。全方位的合同管理工作使物流中心合同管理質(zhì)量不斷提高。
簽批這關(guān)不好過 5年多來，為實(shí)現(xiàn)物資的高質(zhì)量低成本供應(yīng)，一院和中心兩級(jí)領(lǐng)導(dǎo)非常關(guān)注規(guī)章制度的建立、健全和貫徹執(zhí)行，在簽批合同時(shí)就對(duì)合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)、完善、合同文本的規(guī)范使用提出了明確要求。
針對(duì)中心經(jīng)濟(jì)合同量大、涉及面廣、合同文本使用混亂的現(xiàn)象，為實(shí)現(xiàn)合同文本的規(guī)范使用，該中心進(jìn)行了多次整治。今年5月，通過兩次評(píng)審會(huì)嚴(yán)格審定，確定了12種通用合同格式文本和32種供應(yīng)商或協(xié)作單位個(gè)性化需求合同格式文本，以文件形式下發(fā)，并作為中心合同管理的法規(guī)性文件，要求各部門貫徹執(zhí)行，同時(shí)上報(bào)院機(jī)關(guān)備案。
審批合同充分體現(xiàn)了該中心“好、快、省”的目標(biāo)和“規(guī)范、優(yōu)化、創(chuàng)新、跨越”的工作方針。按說，作為物流企業(yè)收入主要是由采購價(jià)格和物資采購過程中的必要耗費(fèi)構(gòu)成的。采購價(jià)格下降意味著企業(yè)收入的減少，但該中心一切從大局出發(fā)，從航天產(chǎn)品降低成本和增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力著想。在簽批一項(xiàng)機(jī)電產(chǎn)品采購業(yè)務(wù)合同時(shí)，該中心領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)采購價(jià)格過高，就要求合同簽訂部門在合格供應(yīng)商之間進(jìn)行一次專門比價(jià)。通過比價(jià)和與該供應(yīng)商再次協(xié)商，將采購價(jià)格下調(diào)了2%。
制度完善“硬道理” 健全的規(guī)章制度、嚴(yán)格的貫徹執(zhí)行與不斷的監(jiān)督和改進(jìn)是合同管理水平上臺(tái)階的關(guān)鍵。《合同管理辦法》的修訂過程也是合同管理工作的完善和提高過程，許多有效的控制措施被不斷補(bǔ)充到《辦法》中來。
有效的管理辦法需要有效實(shí)施才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。為使修訂后的《合同管理辦法》得到貫徹執(zhí)行，合同主管部門先后三次對(duì)合同管理辦法進(jìn)行宣貫；管理部門也針對(duì)簽訂經(jīng)濟(jì)合同普遍存在的合同文本使用不規(guī)范、合同質(zhì)量條款不明確等問題組織培訓(xùn)，提出具體的整改要求。同時(shí)，中心先后邀請(qǐng)北京工商大學(xué)教授和北京市高級(jí)人民法院法官對(duì)所有采購人員進(jìn)行了《買賣合同法律知識(shí)》和《物資采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范和化解》的專題培訓(xùn)，切實(shí)提高了員工的業(yè)務(wù)水平。
變“要我負(fù)責(zé)”為“我要負(fù)責(zé)”
為了弄清簽訂經(jīng)濟(jì)合同過程中存在的主要問題，該中心審計(jì)組共抽取125份歷史合同，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、合同的簽訂和履行情況進(jìn)行審查，出具了專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告，提出了加強(qiáng)合格供應(yīng)商的比價(jià)工作，定期優(yōu)選供應(yīng)商，防止越權(quán)審批合同等11條審計(jì)建議；中心各部門依據(jù)審計(jì)意見對(duì)本部門簽訂的合同也進(jìn)行了復(fù)查，制定改進(jìn)措施。同時(shí)解決了采購人員簽訂經(jīng)濟(jì)合同不符合要求，退回后在供應(yīng)鏈系統(tǒng)反復(fù)提交評(píng)審造成評(píng)審時(shí)間過長(zhǎng)的問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策和管理及時(shí)提供數(shù)據(jù)支撐。
管理制度的不斷完善，管理措施的逐步到位，使物流中心的合同管理工作取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。該中心提出，下一步工作的重點(diǎn)是加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)管力度，增強(qiáng)合同簽訂人員的使命感、責(zé)任心，努力讓每一位員工把“要我負(fù)責(zé)”變?yōu)椤拔乙?fù)責(zé)”，確保高質(zhì)量低成本供應(yīng)物資。
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